Sähköposti on modernin liiketoiminnan siunaus ja huijaus. Työkalu, joka yksinään voi muuttaa yrityksesi markkinointia, viestintää, asiakaspalvelua ja projektinhallintaa. Samaan aikaan sähköpostiin on tullut viestinnän loputtomasti varovainen marssi, joka tulee olemaan mahdoton taakka, jotta vältyttiin liiketoiminnasta.
Keskimääräinen toimistotyöntekijä kuluttaa nyt 28% aikansa siirtyessä sähköpostin välityksellä. Siksi olisi vain järkevää, että meidän pitäisi auttaa yrityksiä vähentämään sähköpostihäiriöitä postilaatikossa.
Vähennä sähköpostihäiriöitä tänään
Onko päivän tarkka aika tarkistaa sähköpostisi
Jos tarkistat sähköpostisi koko ajan, et koskaan saa mitään tekemättä.
Timothy Ferriss, 4 Hour Work Weekin kirjoittaja, on tämän mestari. Hän tarkistaa sähköpostiosoitteensa kerran viikossa. Vaikka tämä saattaa olla äärimmäisen äärimmäinen useimmille yrittäjille, muista, että sinun ei tarvitse istua sähköpostisi eteen koko päivän. Se on suuri häiriötekijä.
Luo levytason vastauksia
Enemmän kuin todennäköisesti sinulla on muutamia sähköposteja, joita sinun on jatkuvasti lähetettävä sähköpostitse. Luo joitain kovalevyn malleja, jotka voit helposti korvata, joten sinun ei tarvitse kirjoittaa jatkuvasti samoja tietoja uudestaan ja uudestaan.
Esimerkiksi freelance-kirjailijana asiakkaat pyytävät jatkuvasti minua kirjastosalkusta. Minulla on sähköpostiviesti, jota käytän useaan otteeseen linkkien kautta eri blogiviesteihin, jotka olen kirjoittanut vuosien varrella. Tämä säästää minua vaivaa jatkuvasti kirjoittaa uudelleen, ja asiakas saa hyvän esityksen työstään. Huomaa kuitenkin: Muista mukauttaa tarpeeksi sähköposti vastaanottajalle. Vaikka tietyt sähköpostiviestien osat voivat olla vakiotyyppisiä, toisissa on käsiteltävä vastaanottajan erityisiä kysymyksiä.
Toinen ajatus on sen sijaan, että luodaan kopiomallimalleja, kääntää joitakin näistä malleista videoiksi tai blogiviesteiksi. Näin saatat jopa poistaa muutaman yleiskysymyksen, ja blogisi tai YouTube-kanavasi tulevat uudet näkymät saavat lisätietoja yrityksestänne.
Määritä muutamia sähköpostitilejä
Yksi suurimmista haasteista useimmilla yrittäjillä on, että heillä on yksi sähköposti kaikesta. Kuitenkin, kun kasvatat, haluat erottaa sähköpostit tehtävän perusteella. Kun voit lähettää sähköpostiviestejä yhdelle saalisilmoitukselle, voit lopulta käyttää eri sähköpostiosoitteita tehtävien siirtämiseen avustajille.
Lisäksi on suositeltavaa, että sinulla on roskapostitili sähköpostisi suojaamiseksi. Käytän Gmailia, koska estän ei-toivotut sähköpostit Unrollin avulla (katso alla).
Pysäytä sähköpostiketjut
Rakkaat näitä pieniä sähköposti ketjuja muutamalla sanalla jokaisessa sähköpostissa. Jälleen 4 Hour Workweek on loistava vähentää näitä aikaviiveitä. Lähetä sähköpostiviestejä, joissa on useita vaihtoehtoja, jotta sähköpostiketjujen määrä vähenee. Yksi pitkä sähköposti voi kestää vähemmän aikaa kuin 5-10 lyhyet sähköpostit.
avautua
On hämmästyttävää, kuinka paljon jokin tuote voi muuttaa elämääsi. UnRoll on Gmail-tuote, jonka avulla voit rullata kaikki sähköpostitilaukset yhdeksi päivittäiseksi sähköpostiksi. Sen sijaan, että saat sähköpostiviestejä koko päivän, voit valita haluamasi sähköpostit päivittäiseen sähköpostiin.
Niille, jotka lähettävät sähköpostinsa prosesseja, kuten edellä on mainittu, tämä on ihanteellinen työkalu, jotta voit lähettää kaikki sähköpostisi kerralla. Saat päivittäisen sähköpostiviestin, jossa voit valita ja valita, mitkä sähköpostit ovat tarpeidesi mukaisia.
En kuitenkaan käyttäisi tätä henkilökohtaiseen kommunikointiin asiakkaiden kanssa, mutta tämä on hienoa säännöllisille tilauksille ja tapahtumamuistutuksille.
Sähköposti Genie
Tämä Outlook-laajennus käyttää algoritmia määrittääkseen, ovatko tiedot tärkeitä vai eivät. Pohjimmiltaan Sähköposti Genie lajittelee tärkeät sähköpostit lukemaan ensin korostamalla tärkeät, jotta tiedät, mitä sähköpostiviestejä haluat lukea ensin.
Suuri haaste tämän pluginin kanssa on se, että se toimii vain Microsoft Outlook Exchangeilla, jota kaikki eivät käytä.
Sähköpostin käyttäminen yrityksellesi
Sähköposti on erinomainen työkalu, jonka avulla voit lisätä tuottavuutta. Sinun on kuitenkin hallittava sitä oikein rakentaa yrityksesi. Kuten he sanovat, työskentelevät vastaan työskentele yrityksesi, sähköposti toimii samalla tavoin.
Varmista, että käytät sitä yritystoiminnan parantamiseen ja älä ylikuormita sitä liian usein. Edellä käsitellyt ajatukset auttavat sinua tuottamaan tehokkaammin sähköpostin käyttöä.
Tietokoneen kuva Shutterstockin kautta
